Az irat útja legyen átlátható
Az iratok kezelése több szervezeti szereplőt, jogosultságot és ügyintézési lépést kapcsol össze. A DocLine minősített iratkezelő szoftver, amely abban segít, hogy a papíralapú és elektronikus küldemények az érkeztetéstől az iktatáson és feldolgozáson át a visszakeresésig követhető folyamatban maradjanak.
A cél nem egy újabb párhuzamos folyamat, hanem az iratokhoz, feladatokhoz és felelősökhöz kapcsolódó állapotok átlátható kezelése
A napi ügyintézés fontos pontjai
Érkeztetés és digitalizálás
A beérkező papíralapú és elektronikus küldemények egységes kezelési folyamatba vonhatók. A digitalizálás és az automatikus érkeztetés pontos köre a használt csatornáktól és a szervezet iratkezelési rendjétől függ.
Iktatás és iratkezelés
Az iktatási adatok, az iratok és a kapcsolódó ügyintézési lépések közös rendszerben kezelhetők. A mezők, státuszok, jogosultságok és megőrzési szabályok kialakítása szervezetspecifikus feladat.
Feladatok és visszakeresés
A feldolgozást az integrált feladatkezelés is támogathatja. A visszakeresés az iratokhoz rögzített strukturált adatokra, jogosultságokra és szervezeti szabályokra épül.
Elektronikus aláírás kapcsolódása
Az elektronikus aláírás beilleszthető az ügyviteli folyamatba, de az aláírási szolgáltatás, a szükséges aláírástípus és a visszarögzítés módja külön integrációs döntés. A Microsec szolgáltatásai külső megoldásrétegként kezelendők.
A szervezet működésére szabva
A konkrét bevezetés előtt érdemes közösen feltárni:
- irattípusok, érkeztetési csatornák és iktatási szabályok;
- szervezeti egységek, szerepkörök és helyettesítések;
- jóváhagyási, kiadmányozási és feladatkezelési lépések;
- meglévő címtár-, levelezési, aláírási és szakrendszeri kapcsolatok;
- keresési, naplózási, megőrzési és információbiztonsági követelmények;
- migrálandó iratállomány és adatminőség.
Kapcsolódások és döntési pontok
A DocLine kapcsolódhat más ügyviteli, szerződéskezelési vagy elektronikus aláírási megoldásokhoz. Az integrációk, a felelősségi határok és az érintett rendszerek köre minden projektben külön egyeztetendő.
A következő lépés
Egy rövid szakmai egyeztetésen feltérképezzük az iratok útját, a kapcsolódó szerepköröket és a meglévő rendszereket. Ebből rajzolódik ki az a bevezetési vagy továbbfejlesztési irány, amely a szervezet működéséhez illeszkedik.