Zachowaj przejrzystość obiegu dokumentów
Zarządzanie dokumentami łączy różne role organizacyjne, uprawnienia i czynności administracyjne. DocLine to certyfikowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które pomaga utrzymać korespondencję papierową i elektroniczną w przejrzystym procesie od przyjęcia i rejestracji przez obsługę do wyszukiwania.
Celem nie jest kolejny równoległy proces, lecz przejrzysta obsługa stanów powiązanych z dokumentami, zadaniami i osobami odpowiedzialnymi
Co jest ważne w codziennej obsłudze spraw
Przyjęcie i digitalizacja
Przychodzącą korespondencję papierową i elektroniczną można objąć spójnym procesem obsługi. Dokładny zakres digitalizacji i automatycznego przyjmowania zależy od używanych kanałów i zasad zarządzania dokumentami w organizacji.
Rejestracja i zarządzanie dokumentami
Dane rejestracyjne, dokumenty i powiązane czynności administracyjne można obsługiwać w jednym systemie. Pola, statusy, uprawnienia i zasady przechowywania trzeba skonfigurować dla danej organizacji.
Zadania i wyszukiwanie
Obsługę może również wspierać zintegrowane zarządzanie zadaniami. Wyszukiwanie opiera się na uporządkowanych metadanych, uprawnieniach i zasadach organizacyjnych powiązanych z każdym dokumentem.
Integracja podpisu elektronicznego
Podpisywanie elektroniczne można włączyć do procesu, ale usługa podpisu, wymagany rodzaj podpisu i zwrot podpisanego pliku są odrębnymi decyzjami integracyjnymi. Usługi Microsec należy traktować jako zewnętrzną warstwę rozwiązania.
Dopasowane do Twojej organizacji
Przed wdrożeniem warto wspólnie omówić:
- typy dokumentów, kanały przyjmowania i zasady rejestracji;
- jednostki organizacyjne, role i zasady zastępstw;
- etapy zatwierdzania, wydawania dokumentów i zarządzania zadaniami;
- istniejące integracje katalogów, poczty, podpisu i systemów dziedzinowych;
- wymagania dotyczące wyszukiwania, rejestrowania zdarzeń, przechowywania i bezpieczeństwa informacji;
- dokumenty i metadane do migracji.
Powiązania i punkty decyzyjne
DocLine może łączyć się z innymi rozwiązaniami administracyjnymi, zarządzania umowami lub podpisu elektronicznego. Integracje, granice odpowiedzialności i zaangażowane systemy trzeba uzgodnić dla każdego projektu.
Kolejny krok
Podczas krótkiej rozmowy merytorycznej odwzorowujemy obieg dokumentów, zaangażowane role i istniejące systemy. To podstawa realistycznego kierunku wdrożenia lub dalszego rozwoju dopasowanego do organizacji.