DocLine Rendszer

dokumentum-, irat-, folyamat- és feladatkezelő rendszer

Sok éve elérhetők azok a technológiai megoldások, amelyek a dokumentumok és az ügyintézési folyamatok kezelését megkönnyítenék. Melyik vállalatnál ne lennének szkennerek, iratkezelő, iktató és feladatkezelő rendszerek. De vajon sikerült elérni azokat az eredményeket, amelyekre számítottunk? A válasz az, hogy kevés kivételtől eltekintve, nem! Tapasztalatunk szerint a vállalatok többségénél ma sem sokkal hatékonyabb a munka, mint 10-15 évvel ezelőtt.

De miért ez a helyzet? Véleményünk szerint csak egy integrált irat, dokumentum, folyamat és feladatkezelő megoldás jelent áttörést. Azok a rendszerek, amelyek ennek csak egy részét fedik le (pl. iktatórendszerek) valójában nem egyszerűsítik, hanem sokszor megnehezítik a munkát. Léteznek a piacon robosztus, integrált rendszerek, de ezek bevezetési és üzemeltetési költsége olyan magas, hogy csak a legnagyobb vállalatok képesek szakszerűen, teljes körűen bevezetni, miközben a testre szabásra és karbantartásra is van lehetőségük.

A DocLine rendszer kifejlesztésével erre a piaci igényre tudunk költséghatékony és jól testre szabható megoldást kínálni a korszerű alaptechnológiákra építve.​

Kinek ajánljuk​

Követhetetlenek az ügyintézési folyamatai, nem lehet tudni ki, mikor, min dolgozik és milyen határidővel? Tonnaszám nyomtatják, másolják és tárolják a papírokat? A munkaidő jelentős része dokumentumok keresgélésével folyik? Képtelenség egyben látni egy ügy minden vonatkozását és az összes érintett dokumentumot? Nem lehet biztos benne, hogy a munkatársai minden egyes dokumentumot a jogszabályokban és a belső szabályokban megadottak szerint kezelnek és őriznek meg?

Ha ismerősek ezek a problémák, az Ön cégénél is hasznos segítséget jelenthet a DocLine rendszer!​

Megközelítésünk​

A tipikus ügyintézési folyamatok során dokumentumokat és iratokat (szigorú szabályok alapján kezelt dokumentumok) kapunk és állítunk elő papíron vagy elektronikus csatornákon, miközben feladatokat kapunk, illetve osztunk ki másoknak. Mindezek elvégzéséhez számtalan információra van szükségünk az adott ügy érintettjeivel kapcsolatban, a folyamat előzményeiről és a kapcsolódó más folyamatokról, a kiosztott feladatok állapotáról. Egy feladat megoldása kapcsán különböző informatikai rendszerekkel kell dolgoznunk, mégis, egy ügyintézési folyamat teljes kezelése a legtöbb esetben túlnyúlik egy adott informatikai rendszer határain. Így igazi megoldást csak egy rendszereken átnyúló, azokkal integráltan működő, fejlett dokumentum és iratkezelési funkciókkal rendelkező ügykezelő rendszer jelenthet.

A DocLine bevezetésével az alábbi célok érhetők el:

• ​​​​​​Egységes feladatkezelés
• Egységes dokumentum- és iratkezelés
• Munkavégzés minőségének javítása
• Folyamatok átláthatóvá tétele
• Költségek csökkentése
• A változó piaci igények rugalmas követése
• Működési folyamatok integrálása a szakterületi rendszerekkel​

​Funkciók​​

• DocLine Elektronikus Postakönyv: a beérkező és kimenő küldemények papír alapú és digitalizált változatának összekapcsolása, a postázási folyamat támogatása.
• DocLine Digitalizáló: a papír alapú iratok lapolvasóval beolvasott iratképeinek automatikus feldolgozása.
• DocLine Elektronikus Irattár és Iktató: a vállalaton belül kezelt iratok nyilvántartása irattípus függő meta-adatok segítségével, valamint az irattárba helyezett iratok iktatása.
• DocLine Iratnyilvántartó: a papír alapú iratok fizikai helyének folyamatos nyomon követése és az irat típusától függően az irat életciklusához kötődő tevékenységek támogatása.
• DocLine Ügykezelő: a vállalaton belül „utazó” küldemények és a munkatársak által készített elektronikus iratok nem cél nélkül születnek, az esetek jelentős részében valamilyen ügykezelési folyamat indítását teszik szükségessé, vagy már egy futó folyamathoz kapcsolódnak. A DocLine Ügykezelő feladata ezeknek az ügyeknek a nyilvántartása valamint az iratok, ügyek, feladatok, folyamatok közötti összefüggések elérhetővé tétele.
• DocLine Munkafolyamat Támogatás: előre definiált lefutású munkafolyamatok (workflow) kezelése és felügyelete. 

Testre sza​​bhatóság

A DocLine fejlesztésénél elsődleges fontosságú volt a hatékony testre szabhatóság. Amellett, hogy a rendszer bevezetése számos jó gyakorlatot segít meghonosítani a vállalatnál, elengedhetetlen a helyi sajátosságokhoz, speciális jogszabályi kötelezettségekhez és informatikai adottságokhoz illeszkedő rendszer kialakítása. A DocLine rendszer bevezetése során alakítjuk ki a kezelt dokumentum és irattípusokat, a meta-adatokat, az ügy és feladat típusokat. Az előre definiált lefutású folyamatok a folyamatszervezők számára is áttekinthető grafikus felületen tervezzük meg.​

Megtérülés​​

A rendszer bevezetése számos területen jelent megtakarítást a vállalatnak. Ezek közül vannak nagyon jól számszerűsíthető és kevésbé egzakt, de szintén nagyon lényeges előnyök.​

Számszerűsíthető előnyök

• Nyomtatási költségek csökkenése
• Iratok tárolási költségének csökkenése
• Személyi költségek csökkenése a hatékonyabb munkavégzés következtében​

További előnyök

• Jogi kockázatok csökkenése
• Jobb ügyfél elégedettség az ügyviteli hibák számának csökkenése
• Az ügyviteli hibák korrekciójához szükséges munkamennyiség csökkenése
• Nagyobb szervezeti rugalmasság
• Hatékonyabb munkaszervezés, a vezetők pontosabb képet kapnak a munkatársak terheltségéről és hatékonyságáról​

Bevezetési lépések

A DocLine rendszer testre szabását, bevezetését, majd üzemeltetését magasan képzett szakértői csapatunk támogatja. Üzleti elemző, fejlesztő, tesztelő és projektmenedzser munkatársaink ügyfeleink szakértőivel közös csapatot alkotva néhány hónap alatt képesek a rendszer teljes körű bevezetésére.

Bevezetési projektjeink során törekszünk az üzleti és szakterületi felhasználók képviselőinek aktív bevonására. Egy tipikus DocLine bevezetési projekt lépései a következők:  

• Jelenlegi helyzet magas szintű felmérése és elemzése
  • Magas szintű megoldási javaslat kidolgozása
  • Megtérülés számítás
  • Bevezetési fázisok meghatározása
  • Döntés a projekt elindításáról
• Az egyes bevezetési fázisok menete
  • Részletes felmérés
  • Részletes rendszertervezés
  • Infrastruktúra kiépítése
  • DocLine testre szabás és integráció
  • Ügyviteli előírások módosítása
  • Oktatás
  • Üzemeltetésre átadás
• Megtérülés visszamérése